Proses Pengadaan Alat Laboratorium dari Permintaan hingga Validasi

Proses Pengadaan Alat Laboratorium dari Permintaan hingga Validasi

Proses pengadaan alat laboratorium adalah tahapan penting dalam memastikan kegiatan penelitian, pembelajaran, dan produksi berjalan lancar. Dengan sistem pengadaan yang tepat, kualitas alat laboratorium dapat terjamin, serta penggunaan anggaran menjadi lebih efisien dan transparan.

1. Tahap Permintaan (Request)

Segala proses pengadaan dimulai dari permintaan alat oleh pihak laboratorium atau pengguna. Biasanya, daftar kebutuhan disusun berdasarkan rencana kegiatan, lengkap dengan spesifikasi, jumlah, dan tujuan penggunaannya. Tahapan ini membantu memastikan bahwa setiap alat yang dibeli benar-benar sesuai dengan kebutuhan.

2. Pengumpulan dan Evaluasi Penawaran

Setelah daftar kebutuhan disetujui, bagian pengadaan akan menghubungi beberapa supplier alat untuk meminta penawaran harga. Evaluasi dilakukan berdasarkan kualitas barang, reputasi vendor, garansi, dan kecepatan pengiriman.
Anda bisa melihat contoh produk di halaman Katalog Jati Perkasa Mandiri.

3. Negosiasi dan Penetapan Vendor

Pada tahap ini, tim pengadaan melakukan negosiasi harga dan syarat pembelian dengan vendor terpilih. Tujuannya adalah mendapatkan penawaran terbaik tanpa mengorbankan mutu. Setelah itu, dilakukan penetapan vendor yang paling sesuai secara teknis dan administratif.

4. Proses Pembelian dan Pengiriman

Setelah vendor ditetapkan, pembelian dilakukan melalui Purchase Order (PO). Vendor kemudian menyiapkan alat sesuai spesifikasi dan mengatur pengiriman sesuai jadwal. Proses ini penting untuk memastikan barang tiba dalam kondisi baik dan tepat waktu.

5. Pemeriksaan dan Validasi Alat

Setibanya alat di laboratorium, dilakukan proses validasi untuk memastikan bahwa spesifikasi, kualitas, dan fungsi alat sesuai dengan yang dijanjikan. Tahapan ini sering mencakup uji fungsi, kalibrasi, dan pelatihan penggunaan alat.

6. Dokumentasi dan Pelaporan

Setiap proses pengadaan harus terdokumentasi dengan baik — mulai dari permintaan, penawaran, pembelian, hingga validasi. Dokumentasi ini berguna sebagai bahan audit serta acuan untuk pengadaan di tahun berikutnya.

Tips Efisiensi dalam Pengadaan Alat Laboratorium

  • Susun rencana kebutuhan alat secara tahunan agar lebih terukur.
  • Bekerja sama dengan mitra terpercaya yang memiliki pengalaman di bidang laboratorium.
  • Lakukan pemeriksaan kualitas (quality check) sebelum penerimaan barang.
  • Manfaatkan sistem digital untuk mempercepat proses administrasi pengadaan.

Pengadaan alat laboratorium yang baik tidak hanya soal membeli barang, tetapi juga memastikan bahwa seluruh tahapan — mulai dari permintaan, evaluasi, pembelian, hingga validasi — dilakukan secara profesional dan terdokumentasi.

Ingin melakukan pengadaan alat laboratorium dengan proses yang cepat, transparan, dan berkualitas?
💡 Hubungi kami di 0851-8309-9765 untuk mendapatkan penawaran terbaik dan konsultasi kebutuhan laboratorium Anda!